Pokud všichni používáte gmail, tak to jde snadno - dáte si přístup vzájemně ke google calendarům a plánuje se snadno.

Pokud nepoužíváte, tak neporadím. Případně varianta, pořídit doménu, google apps a za vedení domény (pár stovek ročně) máš mail, kalendáře, sdílení dokumentů, wiki, weby, ...